Трудовой договор подписали ЭЦП: нужен ли работнику бумажный экземпляр

Что произошло

Кадровики все чаще оформляют сотрудников без бумаги: договор подписывается ЭЦП работодателя и работника. 30 октября Mybuh.kz ответил на вопрос, нужно ли после этого выдавать работнику «бумажный» экземпляр. Ответ — нет, если договор действительно подписан ЭЦП обеих сторон.

Что говорит закон

По пункту 1 статьи 33 Трудового кодекса трудовой договор заключается:

• в письменной форме — не менее чем в двух экземплярах;
• в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП.

Обе формы равнозначны, ни одна не дополняет другую. Поэтому если договор подписан ЭЦП обеих сторон, бумажная версия не нужна и работодатель не обязан выдавать ее на руки.

Где кадровики ошибаются

Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД) — это не сам договор. В нее вносят сведения о заключении и прекращении договора с работником. Если договор не подписывали ЭЦП, а только внесли сведения о нем в ЕСУТД, электронного договора нет — у работника должен быть на руках свой бумажный экземпляр.

Три ситуации

1. Договор подписан ЭЦП обеих сторон. Бумага не нужна. Сведения о договоре вносятся в ЕСУТД как обычно.
2. Договор оформлен на бумаге в двух экземплярах и подписан от руки. Один экземпляр выдается работнику, сведения вносятся в ЕСУТД.
3. Договор только внесен в ЕСУТД без ЭЦП. У работника должен быть бумажный экземпляр договора.

Пример. Допустим, компания нанимает за год 120 сезонных работников, договор — 5 страниц в двух экземплярах. На бумаге это 1 200 страниц печати и по два экземпляра на каждого человека. С ЭЦП печатать не нужно вовсе, но электронная подпись должна быть у каждого работника.

Что это значит для разных видов бизнеса

Сети с большой текучкой (розница, общепит). Электронные договоры с ЭЦП экономят время на приеме и увольнении, но только если у работников есть ЭЦП.

Удаленные команды и IT. Электронный договор — естественный формат: подписать можно без встречи.

Сельское хозяйство и стройка с сезонными работниками. Если у людей нет ЭЦП, бумажный договор в двух экземплярах проще и надежнее.

Малый бизнес и ИП. Главное — не путать запись в ЕСУТД с самим договором.

Что делать

• Проверить, как подписаны действующие договоры: ЭЦП обеих сторон или на бумаге.
• Если договор только внесен в ЕСУТД — оформить письменный договор и выдать работнику его экземпляр.
• Хранить электронные договоры так, чтобы их можно было показать при проверке.
• Если работник просит распечатку электронного договора — ее можно дать для удобства, но договором остается электронный документ.
• Закрепить порядок в кадровой политике: кто и как подписывает договоры и где они хранятся.

Частые вопросы

Электронный договор такой же законный, как бумажный? Да, по п. 1 ст. 33 ТК РК обе формы равнозначны.

Запись в ЕСУТД заменяет договор? Нет. В ЕСУТД — сведения о договоре, а не сам договор.

Нужно ли печатать договор, если работник просит? Обязанности нет, если договор подписан ЭЦП обеих сторон. Распечатать для удобства можно.

Договоры, подписанные раньше на бумаге, нужно переоформлять? Нет. Обе формы равнозначны, поэтому бумажные договоры продолжают действовать.